自分の業務を効率化しすぎて暇になっているのか受注が減りすぎて暇になっているのかわからない

最近、日中けっこうな暇具合でなんとか仕事を見つけるのに一苦労な状況です。

それというのも事務作業をしたり製造現場の合理化に協力したりとしているのですが改善しすぎてどんどん時間短縮されていくのです。

どういうことか。

ここ最近やった事務作業の効率化

1.メールで届くお客さんからのデータをエクセルに自動コピー

お客さんからあるデータがエクセルで届くのですが、それをこちらの別ファイルに転記するのを自動化したんです。

今までそのデータが自分にもCCでメールが来ていたのですが特に関係ないかと思って無視していました。でも1年度か2度ぐらい検査データの入力ミスをお客さんから指摘されることがあるのです。

お客さんから送られてくる依頼データと照合することができていれば入力間違いはほとんど防げていたと思ったのです。そこでデータを自分でコピペするのではなくマクロでワンタッチコピペできるようにしました。一回でほんの数秒の時間短縮ですが仕組みを作るのが大事。今後ずっと楽になります。

2.コピペしたデータと検査データ入力との照合を自動化

さきほどコピペした話を書きましたが、ただコピペを自動化しただけだと照合をどうやるのだ?という疑問がありますね。

そこで検査データ入力で製造番号を入力したときにコピペしてあった元データと照合して、元データにないものは依頼された製造番号ではないという警告を出すようにしました。仕組みは簡単で検査データを入れるセルに入力規制を設定しておいて、規制内容は同じファイルの別シートの一覧データ内にあるものというようにしただけです。

これをやっておくことでデータ入力間違いを即座に見つけることができます。もともとはこの2番を先に設定したのですが、元データのコピペを楽にしようと1番を後から実施しました。

3.別の人が作った生の検査データを成績書に転機を半自動化

別の人が別の製品の全数検査をしたデータを送ってよこします。それを正式な検査成績書に書式を改めて出力するのですが、別の人が作るデータはいくつかのEXCELシートに分かれています。同じファイル内でシートが分かれているのでまだやりやすいです。同じシートにしてくれということはできません。

そこでいくつかの情報を検査成績書の空きスペースにパラメータとして格納しておきそれらを見ながら動くマクロ(VBA)を作りました。パラメータとは

  • 元データのフォルダ
  • 元データのファイル名
  • 検査成績書の書き込み開始行番号
  • 同じく列番号
  • 元データのシート数
  • 元データのデータ開始セルの行番号
  • 同じく列番号
  • 1シート目のデータ件数
  • ・・・nシート目のデータ件数

あとはこれらの情報をもとに元データのシート数だけループさせてシートからシートへ一気にコピーするだけです。

これを作る前まではシートのデータをいちいち手作業でコピペしていたのでずいぶん楽になりました。

ほかにもあるが細かすぎて思い出せない

というわけです。事務作業でパソコンを使うものなんて限りなく効率化できて気持ちいいですね。

そして効率化させて時間短縮したらさっさと定時で帰りたいものです。ただ自分は昔VBAを業務で使った経験があるからこうして改善をできますが、VBAなんて知らない人は時間がかかる作業がもっと効率よくできるということに気づかず働いていることが多々あります。

また便利な方法があるかもしれないと薄々気づいても「VBAなんて習ったこと無いし自分にはとてもわからない」なんて敬遠しているかもしれません。

しかし、生みの苦しみさえ乗り越えればEXCELの業務なんてクソ楽にできますよ。今までの自分の非効率さを蹴飛ばしてやりたいくらいに思うと思います。

生産現場の合理化については公開できません

生産現場についても思いついたら一応上長に稟議を申請して許可が降りたら材料を買ったりして合理化を進めています。業務外でありながらこんなふうに合理化を独自に進められるのもほかに担当がいないからというのと、本来のわたしの業務が空いていることが多いからにほかなりません。

もしお客様クレームが多すぎて首が回らなかったら生産現場の合理化もままならないことでしょう。

しかし何をおいても生産現場の合理化というのは進めなければならないものです。ソフトウェアと違ってハードは一度作ればあとはコピペというわけにはいきませんが、しっかりした仕組みや道具を使えば限りなく合理的に良いものが作れるはずです。

そこを疎かにしていると競争力が落ちてヒマになってくるのです。

まとめ

事務作業を効率化するとともに生産現場の合理化も進めていますが、大抵はどちらかということが多いのではないでしょうか。

日本の製造業は衰退しているとは思いたくありませんが、あまり勢いがあるとも言えない現状は認めざるを得ません。

せめて事務作業は効率良くこなして日本のサラリーマンの生産性は世界一低いなどと言われないようにしたいものです。

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